¿Cuántas veces hemos dejado de hacer algo porque no tenemos tiempo? O, ¿cuántas veces hemos cargado nuestras agendas de actividades sin antes considerar el tiempo que tenemos para estas?
“Quiero ir al gym para bajar estas lonjas pero el trabajo esta rudo estos días y no creo tener tiempo.”
"Me comprometí a planear la despedida de soltera de mi mejor amiga pero no sé en que momento!”
¡Condenado y escurridizo tiempo!
Analicemos la situación. Mi día tiene 24 horas al igual que el de mi esposa, mis compañeros de trabajo, Barack Obama y Cachi el perro de los vecinos. Cada uno de estos distinguidos individuos tienen una serie de actividades variadas que hacer durante el día. Sin embargo, seguimos adquiriendo más actividades sin considerar si tenemos el recurso tiempo para ejecutarlas. Esto puede tener graves consecuencias de salud y desempeño: estrés, ansiedad, proyectos sin terminar y fechas de entrega retrasadas.
Supongamos que el tiempo es una canasta con algunas frutas y verduras como contenido. El contenido son las actividades diversas. De repente, se me ocurre cargar más la canasta. Si la sobrecargo se va a reventar o me voy a lastimar tratando de moverla. He aquí la importancia de llevarla suave y aprender a administrar el tiempo.
Vamos a la práctica…
La herramienta a utilizar
Para una buena administración del tiempo, al igual que en las finanzas personales, ocupamos una herramienta. En mi caso es una hoja de cálculo en Excel. La forma en que la ordenemos puede variar de acuerdo a las necesidades. Yo hice un calendario semanal, distribuido en intervalos de 30 minutos cubriendo las 24 horas del día:
Paso 1: Crear la lista de actividades
Advertencia: Este ejercicio puede ser tedioso y tardado. Paciencia. Durante una semana, vamos a auditarnos en nuestro uso del tiempo. Vamos a ir documentando día a día cuales son las actividades que hacemos y a que hora las llevamos a cabo. Cuando se hayan auditado, puede ser necesario depurar la lista. Háganlo con total libertad. Mi lista contiene doce actividades, mas una que lleva el título de “Libre” la cual utilizo para marcar los espacios en donde queda tiempo libre. Esta lista la pueden crear dentro de la misma hoja de cálculo de Excel:
Paso 2: Completar el calendario con las actividades no negociables
Teniendo la lista hecha, ahora hay que rellenar el calendario con las actividades y a la hora correspondiente. Un tip: comiencen rellenando los días entre semana con las actividades que no son negociables. En mi caso son: Dormir, Trabajo, Desayuno, Almuerzo Cena, Ejercicio y Escalada:
Paso 3: Siga completando con las actividades negociables
Ahora repita el mismo ejercicio pero con las actividades negociables o las que pueden variar por alguna razón. En mi caso esta son: Rutina, Emprendimiento, Leer. Ojo, esto no quiere decir que no son importantes. Es solo que se pueden ver afectadas si alguna otra se prolonga. Son las azules:
Paso 4: Rellene las actividades necesarias pero que no agregan valor
Están son aquellas que tienen que ocurrir a fuerza pero no me generan ningún valor en el día, Desplazarme y Alistarme:
Paso 5: Rellenar los espacios libres
Como pueden ver no son muchos. Por lo menos entre semana:
Paso 6: Repita los pasos anteriores los fines de semana
Comience con los no negociables, pase a los negociables, siga con los necesarios pero sin valor y finalmente el tiempo libre. Para este ejercicio estoy considerando un fin de semana en el que yo sé que voy a estar en casa. La tabla final se ve de la siguiente manera:
La pregunta es, ¿para qué me sirve hacer todo esto?
Primero, esta es una “foto” de como usted esta utilizando su tiempo.
Segundo, por medio de este ejercicio usted puede calcular si esta debiendo tiempo o si tiene algún tiempo de sobra que puede utilizar programando otra actividad a su agenda.
¡OJO! Si usted le dice SI a una nueva actividad, puede estar diciéndole NO a otra que ya estaba programada.
Tercero, este calendario le puede ayudar a analizar y mejorar su distribución del tiempo ya que es bastante flexible.
Flexible es la palabra clave y la idea con la que quiero concluir. Nada de esto esta escrito en piedra. Tampoco es una receta de cocina. A mi me sirve de esta manera. Puede ser que usted tenga que hacer cambios que se ajusten a la forma en que usted lleva su día. Con toda sinceridad les digo que tengo tantos imprevistos en mi semana que hacen que esta maraña cambie totalmente. Por eso es importantes mantenernos flexibles. La idea no es joderse.
Los invito a que completen el ejercicio. Estoy seguro que van a ver al tiempo desde otra perspectiva y les va a ayudar a tomar un poco más de control del mismo. También les recomiendo el libro de How to Invest Your Time Like Money de Elizabeth Grace Saunders si quieren más detalles de como administrar el tiempo como dinero. Espero les sea útil.
Por cierto, si quieren la hoja de cálculo de Excel, avísenme y con todo gusto se las paso.